Compte-rendu de la « Journée des Présidents » du Samedi 19 mars 2016

« Le fonctionnement de l’association sportive. Connaître les différentes responsabilités associatives »

Tous les clubs composant le Comité du Cher de cyclotourisme sont  présents à la maison des Sports, à l’exception d’AUBIGNY sur NERE, et le CHATELET en BERRY excusés, ainsi que la GUERCHE sur l’AUBOIS, absente.

Le stage débute à 14h00.

Il est animé par Paul CARRE, Président du Comité départemental Olympique et Sportif du Cher, aidé de Philippe GUERTAULT, chargé de communication.

Le stage débute par une présentation qui est constituée d’une synthèse de 3 modules de formation d’une durée totale de 3h00.

Auparavant, afin de tester nos connaissances, chaque participant est  soumis à un questionnaire.

1^ère question : Le fait d’être bénévole exonère t-il les dirigeants d’un certain nombre de responsabilités ?

Réponse : Non. Le Président est la cible n°1 des responsabilités. Il en a autant qu’un chef d’entreprise.

2^ème question : Le dirigeant peut-il être tenu personnellement responsable des dettes engagées par l’association ?

Réponse : Oui : exemple lors de l’émission de chèques.

3^ème question : La responsabilité pénale du Président peut-elle être engagée en cas d’escroqueries par un dirigeant ?

Réponse : Non

4^ème question : Une personne non-membre d’une association mais à qui l’association confie une tâche peut-elle engagée la responsabilité de l’association et celle du Président ?

Réponse : Oui

5^ème question : La responsabilité du Président peut-elle être engagée en cas d’un accident corporel provoqué par un matériel défaillant ?

Réponse : Oui

6^ème question : Les modifications de statuts doivent-ils être communiquées à la Préfecture ?

Réponse : Oui

7^ème question : La Préfecture peut-elle refuser un dépôt de statuts pour non-conformité au code du Sport ?

Réponse : Oui

8^ème question : Les associations sportives doivent-elles demander un agrément sportif ?

Réponse : Non. L’agrément sportif est automatiquement délivré  dès lors que l’association adhère à une fédération, qui elle-même est agrée par le ministère des Sports.

L’agrément sportif à disparu depuis le 1^er janvier 2015.

Le fait d’appartenir à une fédération, donne le droit de demander des subventions de tout type.

9^ème question : La responsabilité civile de l’association couvre t’elle les dommages corporels des membres ?

Réponse : Non. La responsabilité civile ne couvre que les dommages causés aux tiers.

10^ème question : Les conditions générales liées à l’assurance et la licence doivent-elles être signées par l’adhérent ?

Réponse : Oui, au moment de la délivrance.

11^ème question : Un salarié peut-il travailler pour plusieurs associations sportives ?

Réponse : Oui

12^ème question : L’association doit-elle payer des charges pour un animateur/travailleur non-salarié ?

Réponse : Non

13^ème question : Une association doit-elle forcément percevoir une aide de la municipalité suite à une embauche ?

Réponse : Non

14^ème question : La Convention collective nationale du Sport prévoit-elle des indemnités en cas de départ en retraite d’un salarié ?

Réponse : Oui. C’est même un devoir de l’approvisionner.

15^ème question : Un responsable doit-il organiser un entretien annuel avec ses salariés ?

Réponse : Oui. C’est la loi du 1^er janvier 2015 qui l’exige.

16^ème question : Les associations sportives sont-elles tenues d’ouvrir des comptes « temps-formation » pour leurs salariés ?

Réponse : Non. Ce sont les salariés qui ouvrent leur compte « temps-formation ». Ce n’est en aucun cas de la responsabilité de l’employeur.

17^ème question : L’association doit-elle prévoir un plan de formation pour ses salariés ?

Réponse : Oui. Le plan doit même être écrit.

18^ème question : L’abandon à l’association de remboursements kilométriques peut-il apporter un avantage fiscal ?

Réponse : Oui. C’est le mécénat individuel. Lors d’une demande de subvention, cela à l’avantage de démontrer aux institutionnels la valeur du bénévolat. (Ne pas oublier de le faire paraître dans le bilan financier de l’association).

A la condition de payer des impôts, la déduction fiscale s’élève à 66 % du montant de la somme que vous abandonnez.

19^ème question : La comptabilité analytique est-elle obligatoire pour une association ?

Réponse : Non. Néanmoins, elle est recommandée.

20^ème question : Les comptes doivent-ils être approuvés en A.G ?

Réponse : Oui

21^ème question : Le compte Prévisionnel doit-il être approuvé en A.G ?

Réponse : Oui

22^ème question : Que faut-il faire approuver en A.G : Le compte d’exploitation, le bilan, ou juste le compte d’exploitation ?

Réponse : Le compte d’exploitation et le bilan.

Rappel important : Lors d’une demande de subvention, il faut obligatoirement produire un bilan.

Aujourd’hui, 90 % des associations se contentent d’un compte d’exploitation.

23^ème question : Le compte Prévisionnel doit-il être scrupuleusement respecté ?

Réponse : Non. C’est uniquement un guide.

24^ème question : Une association est-elle tenue d’avoir des vérificateurs aux comptes ?

Réponse : Oui

25^ème question : Une association réalisant un chiffre d’affaires de moins de 100000€ doit-elle disposer de Commissaires aux comptes ?

Réponse : Non. Pour cela, il faudrait dépasser un chiffre d’affaires de 153000€.

Le commissaire aux comptes est une personne rémunérée. C’est un expert comptable.

26^ème question : Une association à but non lucratif peut-elle réaliser des bénéfices ?

Réponse : Oui

27^ème question : L’établissement d’un bilan est-il obligatoire pour une association sportive

Réponse : Oui, C’est lui qui permet de toucher des subventions.

28^ème question : L’élection d’un nouveau Comité directeur doit-il se faire obligatoirement à « bulletin secret » ?

Réponse : Non. Dans certains cas, le vote peut se faire à « main levée » dès lors que les statuts de l’association  le stipule, et qu’il soit accepté par l’ensemble des participants. Si une seule personne est contre, il faudra alors procéder à un vote à « bulletin secret ».

29^ème question : La convocation à l’A.G peut-elle se faire par voie de presse ?

Réponse : Non Elle doit être envoyée à tous les adhérents par courrier ou par courriel. Toutefois, il n’y a pas de délai obligatoire. Le délai dépend de ce qui est écrit dans les statuts.

30^ème question : Un adhérent peut-il être élu d’une association dont il est salarié ?

Réponse : Oui, mais il ne peut être ni Président, ni Secrétaire ou Trésorier.

31^ème question : Le procès verbal d’une A.G doit-il être à la disposition des adhérents ?

Réponse : Oui

32^ème question : Quelle est la périodicité d’une A.G ?

 Réponse : Au moins une par an.

33^ème question : Les adhérents peuvent-ils provoquer une assemblée générale ?

Réponse : Oui, selon un quota défini dans les statuts de l’association, d’où l’importance d’avoir des statuts précis.

34^ème question : La rédaction d’un projet associatif est-il obligatoire ?

Réponse : Non, sauf en cas d’une demande de subvention.

35^ème question : Les statuts d’une association permettent-ils le cumul des fonctions au sein d’un bureau ?

Réponse : Oui, sauf que l’on ne peut cumuler au sein d’un couple (Se reporter à la réponse de la question n°30).

36^ème question : Un Président peut-il souscrire un emprunt sans l’accord de son Conseil d’administration ?

Réponse : Non

37^ème question : Une subvention d’équipement peut-elle être amortie ?

Réponse : Oui

38^ème question : Le matériel de l’association peut-il faire l’objet d’un amortissement comptable ?

Réponse : Oui, lors de l’établissement d’un bilan et à condition qu’il coûte plus de 500€.

39^ème question : Une association sportive doit-elle être obligatoirement reconnue d’utilité publique ?

Réponse : Non, une association est reconnue d’intérêt général. Seules les Fédérations sont reconnues d’utilité publique.

Début de la Formation :

Connaitre les principales obligations d’une association sportive :

• Les obligations administratives de la loi du 1^er juillet 1901

Présentation par Powerpoint du texte intégral de la loi du 1^er juillet et du décret du 16 août 1901.

L’association est la convention part laquelle 2 ou plusieurs personnes mettent en commun d’une façon permanente leurs connaissances. Il faut être au moins deux pour faire une association.

Malgré ses 115 ans, la loi du 1^er juillet 1901n’est pas figée et évolue constamment. Des articles y sont ajoutés, modifiés ou supprimés régulièrement.

Les mineurs âgés de 16 ans peuvent librement constituer une association sous réserve de l’autorisation écrite de leur représentant légal.

Tout membre d’une association peut s’en retirer en « tout temps » mais après paiement des cotisations échues et de l’année courante. (L’association est en droit de le demander).

Toute association peut se réserver le droit de refuser une demande d’adhésion sans avoir à motiver sa décision.

Elle peut être constituée de membres d’honneur, de membres de droit, et de membres adhérents. (Préciser le montant de cotisation pour chacun d’entre eux).

C’est le « Comité directeur » qui décide qui sera membre d’honneur où pas.

En général, car ce n’est pas la loi, un membre d’honneur ne paie pas de cotisation, et n’à pas droit de vote. (A préciser toutefois dans les statuts)

En résumé, afin de se tenir informé de l’évolution de la loi 1901, n’hésitez pas à vous connecter sur le site du gouvernement : www.legifrance.gouv.fr  qui est mis à jour en permanence.

• Déclaration et modification d’une association:

Jusqu’à 2014 chaque déclaration ou modification d’une association se faisait par format papier sur le document Cerfa 13971*03. Désormais, il est possible de le faire directement en ligne et d’y apporter tous les changements intervenus, ou encore lors d’une demande de subvention.

Auparavant, vous devrez commencer par créer un compte association à l’adresse suivante : www.compteasso.service-public.fr

• Les obligations administratives du code du sport :

Le code du sport gère toutes les activités sportives en France. Il est consultable en détails sur le site : www.legifrance.gouv.fr

• L’agrément Sport :

Pourquoi avoir un agrément Sport ?

Réponse : Pour bénéficier de subventions.

Comment l’obtenir ?

Réponse : En s’affiliant à une fédération qui est reconnue d’utilité publique.

• Les statuts :

Les statuts de l’association doivent prévoir qu’il est tenu une comptabilité complète de toutes les recettes et de toutes les dépenses. C’est obligatoire.

Que le budget annuel soit adopté par le conseil d’administration avant le début de l’exercice. (Les statuts doivent en préciser la date).

Que les comptes soient soumis à l’assemblée générale dans un délai inférieur à 6 mois à compter de la clôture de l’exercice.

Dans le cadre des dispositions relatives à l’égal accès des femmes, les statuts doivent prévoir la composition du « Comité directeur » qui doit refléter la composition exacte de l’assemblée générale.

Exemple : Effectif de 30 % de femmes = 30 % de postes à réserver aux femmes dans le « Comité directeur ».

Nota : Si les statuts ne sont pas conformes, vous ne serez pas agrée par la DDCSPP. (Ancienne direction Jeunesse et Sports).

Question de Michel AUPRETRE, Président des Cyclotouristes DUNOIS :

La fédération française de Cyclotourisme est-elle une association sportive ?

Réponse de Paul CARRE : Oui. Même si la FFCT n’organise pas de compétitions, elle est agrée par l’état et classée par le mouvement Olympique parmi les fédérations  « Unisport » non Olympiques.

• L’organisation et le fonctionnement d’une association sportive :

Pour le bon fonctionnement d’une association, les statuts doivent prévoir :

Sa dénomination exacte, l’objet ou la cause de l’association, le siège social, les modalités d’adhésion, Le mode de fonctionnement (A.G, élections, instance dirigeante, ressources), les modalités de modification et de dissolution.

Important : Concernant la radiation d’un membre, le « Comité directeur » devra auparavant lui adresser une convocation par lettre recommandée, l’invitant à fournir des explications. Ce membre pourra éventuellement se faire représenter.

Un dirigeant peut être radié du « Comité directeur » pour cause d’absences répétées. Toutefois, pour que la sanction intervienne le nombre d’absences consécutives où non, doit être précisé dans les statuts.

• Les instances de l’association sportive :

L’assemblée générale de l’association comprend tous les adhérents à jour de leur cotisation. Le montant de la cotisation est fixé par l’assemblée générale, et non par le « Comité directeur ».

Le « Comité directeur » soumet un montant, mais c’est l’assemblée générale qui doit l’adopter.

Est électeur tout adhérent âgé de 16 ans révolu. (C’est la loi du 1^er juillet 1901 qui l’impose. Cette directive doit être mentionnée obligatoirement dans vos statuts). (Les clubs dont les statuts ne sont pas en conformité  avec la loi sont dans l’obligation de le faire dès la tenue de leur prochaine assemblée générale, en déclenchant une assemblée générale extraordinaire).

Pour qu’une assemblée générale puisse avoir lieu, il faut que le quorum mentionné dans les statuts soit atteint.

Ne peuvent être traitées, que les questions inscrites à l’ordre du jour. Si des personnes posent des questions n’y figurant pas, vous êtes en droit d’y mettre un terme.

Il existe 2 types d’assemblée générale :

L’assemblée générale ordinaire qui traite du bilan, des projets et des élections.

L’assemblée générale extraordinaire qui traite d’un objet spécifique tel que la modification des statuts, l’acquisition d’un bien matériel, l’adoption d’un règlement intérieur, ou la dissolution de l’association.

Vous serez dans l’obligation de faire 2 convocations distinctes. Le quorum pour une assemblée générale extraordinaire pourra éventuellement être supérieur.

L’assemblée générale est réunit à chaque fois qu’elle est convoquée par le « Comité directeur », le « Bureau directeur », le Président où à la demande d’un certain pourcentage  d’adhérents mentionné dans les statuts.

L’assemblée générale extraordinaire peut être convoquée dans les mêmes conditions.

Afin d’être en conformité avec le mode d’élection qui régit les Comités départementaux ou les Ligues, il est souhaitable d’élire les membres du « Comité directeur »à « bulletin secret » pour une durée équivalente à l’Olympiade en cours.

Rappel : La loi du 1^er juillet 1901rend éligible au « Comité directeur » tout adhérent âgé de 16 ans révolus.

Quand un Président est défaillant en cours de mandat, le « Comité directeur » doit dans les plus brefs délais, désigner, par vote à « bulletin secret » un « « Président par intérim » jusqu’à la prochaine assemblée générale. C’est au plus ancien membre (en âge) siégeant au « Comité directeur » à qui revient le droit d’en faire la présentation.

• Mode d’élection du Président :

Une association peut être dirigée par 2 Présidents, qui dans ce cas seront placés sous la responsabilité du « Comité directeur » qui lui sera chargé de faire exécuter ce que l’assemblée générale lui a confié comme mission.

• Le règlement intérieur :

Le règlement intérieur n’est pas obligatoire, mais il est fortement conseillé.

Son rôle est de compléter et préciser plus en détails les statuts de l’association sans les contredire. Il s’applique à l’ensemble des membres  de l’association et à chaque nouvel adhérent.

Le « Comité directeur » doit remettre à chaque adhérent le règlement intérieur de l’association ainsi que les statuts.

Si les statuts le prévoient, le règlement intérieur d’une association peut être traité par le « Comité directeur » et être présenté ensuite en assemblée générale.

Dans le cadre d’une association « Omnisports », c’est le règlement intérieur de chaque section qui fait foi.

• Les instances :

Le « Bureau directeur » où « exécutif », de l’association est composé d’un Président, d’un où deux vice-Président(s), d’un Secrétaire, d’un Secrétaire adjoint, d’un Trésorier, d’un Trésorier adjoint qui appliquent les décisions du « Comité directeur », qui à reçu mission de l’assemblée générale.

Le « Comité directeur » est formé du « Bureau directeur » et des autres membres élus. Il se réuni en principe 3 à 4 fois par an. Le « Bureau directeur » se réuni plus souvent, et de manière informelle, sur demande du Président.

Les réunions du « Comité directeur » sont des moments de décisions et d’échanges où est analysé l’état d’avancement des travaux au sein des différentes commissions.

La convocation du « Comité directeur » est de la responsabilité du Président. Un ordre du jour préparé entre le Président et le Secrétaire doit obligatoirement être adressé à chaque membre, dans un délai précisé dans le règlement intérieur.

• L’assemblée générale :

L’assemblée générale est une instance souveraine. Le « Bureau directeur » ainsi que le « Comité directeur » de l’association,  doivent se conformer à l’avis de l’assemblée générale.

Le code du Sport impose la tenue d’au moins une assemblée générale annuelle pour les associations sportives agrées. (C’est notre cas).

Au moment de la préparation de l’A.G, obligation est faite d’inviter tous les adhérents à jour de leur cotisation. (Ceux qui ne sont pas à jour pourront être invités, mais n’auront pas le droit de participer aux différents votes).

Libre à vous d’inviter les personnalités de votre choix : (Maire, Conseiller départemental, Député, responsable de structure, etc.)

Avant la tenue de l’assemblée générale, le « Comité directeur » devra se réunir pour valider l’ordre du jour, et donner au Trésorier le droit de clore l’exercice financier en cours, après  présentation des comptes, et suivant l’avis des « Vérificateurs aux comptes » de l’association.

Le procès verbal de l’A.G précédente, le compte de résultats, le bilan financier,  le bilan prévisionnel et éventuellement les pouvoirs, seront  joints à l’ordre du jour, en respectant les délais inscrits dans les statuts. Ils seront remis obligatoirement à tous les adhérents, avant l’A.G, dans un délai précisé par les statuts. Ces documents peuvent être envoyés par courrier, par courriel où tout autres moyens.

Pour éviter tous dérapages durant l’A.G, au moment de la rédaction de l’ordre du jour, il est recommandé de remplacer « questions diverses », par « questions écrites », en précisant que le jour de l’A.G, il ne sera répondu qu’aux seules questions écrites, (reçues dans les délais impartis par les statuts).

Le bilan d’activités, ainsi que les bulletins de vote, seront remis à chaque adhérent le jour de l’A.G, au moment de signer la feuille de présence.

Le vote par procuration est autorisé. Le nombre maximum de pouvoirs est définit dans le règlement intérieur. Le vote par correspondance est interdit.

Avant de débuter une A.G, prière de comptabiliser les pouvoirs, en vous assurant que le quorum est atteint.

Si pour une raison quelconque (maladie, empêchement)  le Président est absent le jour de l’A.G, il sera remplacé par son vice-Président ou par une autre personne désignée par le « Comité directeur ».

L’A.G doit débuter par l’adoption du procès verbal de l’année précédente.

Le rapport moral est généralement lu par le Président, qui auparavant devra remercier les participants, les invités, et excuser ceux qui sont empêchés.

Les différents rapports sont soumis aux votes à « bulletin secret ». Ils sont adoptés à la majorité des membres présents où représentés.

Est électeur, tout membre âgé d’au moins 16 ans, à jour de ses cotisations et possédant l’ancienneté requise mentionnée dans les statuts ou le règlement intérieur de l’association.

Si l’assemblée générale n’est pas d’accord avec les projets présentés par le « Comité directeur », ceux-ci seront soit annulés, soit remis à l’étude.

L’assemblée générale se termine par une prise de paroles des Personnalités invitées, en respectant les préférences protocolaires.

L’ordre de prise de paroles concernant les élus :

Conseiller municipal, Conseiller départemental, Député, Sénateur.

Le représentant de l’état (Préfet, Sous Préfet, Chef de cabinet, Directeur ou Inspecteur de la DDCSPP) parle toujours en dernier.

Lorsque le représentant de l’état à parlé, les discussions sont closes. On ne peut plus les reprendre !

Le Président doit mettre fin à l’assemblée générale.

• Les déclarations administratives:

L’élection du « Bureau directeur » se fait hors assemblée générale.

Le Président convoque le « Comité directeur », qui élit le « Bureau directeur » et forme les diverses « Commissions ». La liste des « Commissions » est à intégrer au règlement intérieur, avec leur mission.

L’article 5 de la loi du 1^er juillet 1901 oblige toute association à adresser la composition de son « Comité directeur » a partir du document Cerfa 13971*03, à la DDCSPP, située au 2 rue Victor HUGO – Centre administratif Condé –18013 BOURGES, dans un délai maximum de 3 mois, sous peine d’une amende de 1500€.

Fin du stage à 17h00.