Aux termes de l’article 5 de la loi de 1901, tout changement de dirigeant au sein d’un club affilié au CODEP 18, doit faire l’objet d’une déclaration auprès du service des politiques sportives et de la vie associative de la DDCSPP du Cher, Centre administratif Condé, 2, rue Victor Hugo – CS 50 001 – 18 013 Bourges Cedex.

(Ne pas oublier d’y mentionner le n° de votre association)

Pour ce faire vous devrez utiliser de préférence le formulaire CERFA 13971  accompagné d’une copie du procès-verbal ou de la décision de nomination des nouveaux dirigeants. (mais la déclaration peut également être effectuée sur papier libre, du moment qu’elle comporte toutes les mentions obligatoires : noms, prénoms, nationalité, profession et domicile des nouveaux dirigeants, fonctions occupées).

Cette formalité auprès du greffe des associations doit être effectuée  dans les 3 mois à compter de l’évènement ayant entériné le changement du bureau.

Pourquoi ces formalités sont-elles utiles

La formalité à la DDCSPP « légalise » le changement de dirigeants, le rendant « opposable au tiers ». Tant qu’elle n’a pas été effectuée, les pouvoirs des nouveaux dirigeants ne sont pas effectifs vis-à-vis de toute personne extérieure à l’association (banquier, fournisseur, dispensateur de subvention). Par ailleurs, les anciens dirigeants ne sont pas non plus dégagés de leur responsabilité puisqu’aux yeux de la loi, ce sont toujours eux qui sont en charge de la structure.

Qui doit les effectuer

Une décision de la Cour D’appel de Paris a précisé que la formalité incombait aux nouveaux dirigeants. Cependant, il n’est pas interdit à l’équipe sortante de faire diligence, notamment en cas de négligence des nouveaux élus.

Les formalités bancaires

En principe, il n’est pas nécessaire d’attendre la formalité  de la DDCSPP pour rendre une visite au banquier de votre association et faire modifier les procurations qui permettent aux dirigeants d’utiliser les moyens de paiement, le document interne de l’association (PV d’AG ou de CA) certifié conforme devant faire foi. Cependant, les banques sont prudentes et elles exigent souvent le récépissé de la déclaration, récépissé dont la valeur probante est pourtant faible, car il ne désigne pas nominativement les nouveaux dirigeants mais stipule seulement qu’un changement dans la composition des organes a bien été déclaré.

Il faut être conscient que si le banquier se montre « tatillon » à cette occasion, c’est qu’il engage sa responsabilité et toutes les précautions qu’ils pourraient prendre pour s’assurer que le changement de bureau a bien eu lieu et que les nouveaux dirigeants sont bien habilités sont autant dans l’intérêt de la banque que dans celui de l’association. Les usurpations de pouvoirs ne sont pas si rares…

Idéalement, les dirigeants « sortants » accompagneront les nouveaux pour les présenter au banquier. Le banquier procèdera au retrait des pouvoirs bancaires de l’équipe sortante et mettra en place les nouvelles procurations.

Il faudra également renouveler les codes d’accès aux services de banques en ligne et modifier éventuellement les adresses d’envoi des relevés bancaires si ceux-ci étaient expédiés aux domiciles des anciens dirigeants.

Les obligations des anciens dirigeants

A compter de la cessation de leurs fonctions (en général le jour de l’assemblée procédant à la nomination du nouveau bureau), les anciens dirigeants doivent s’abstenir de toute ingérence dans les affaires de l’association et ne plus exercer aucune de leurs anciennes prérogatives. En ne se pliant pas à cette obligation stricte, ils engageraient leur responsabilité vis-à-vis de l’association.

L’ancienne équipe doit également restituer sans délai l’ensemble des documents associatifs dont elle est en possession. Cette obligation a déjà été sanctionnée par les tribunaux et l’on peut obtenir la condamnation des anciens dirigeants -éventuellement même sous astreinte à restituer les documents de l’association. Si l’ancienne équipe s’avère négligente, on réagira sans tarder en envoyant un courrier de mise en demeure.

Modèle de déclaration des dirigeants ci-dessous :

cerfa_13971-03